Alfresco Explorer - repozytorium i obieg dokumentów
Alfresco© Explorer to zaawansowany system zarządzania dokumentami. Do kluczowych zalet systemu należą (kliknij aby rozwinąć temat):
- Dowolne kształtowanie struktury "przestrzeni" (folderów),
Dokumenty są pogrupowanie w tzw. "przestrzeniach". Przestrzeń jest odpowiednikiem folderu - możesz więc dowolnie grupować swoje dokumenty tak,
jak w tradycyjnych folderach. Możliwe jest także tworzenie skrótów do dokumentów i innych przestrzeniach.
- Zaawansowane prawa dostępu oparte na rolach,
W systemie definiuje się tzw. "role". Np. rola o nazwie "Klient" ma mieć dostep do stref przeznaczonych dla Klientów, w której każdy użytkownik może odczytywać
wszystkie dokumenty, dodawać nowe oraz usuwać te, które sam dodał. Następnie wyodrębniamy grupy użytkowników, którą kojarzymy z rolą. Jest to więc rozwinięcie
standardowych rozwiązań znanych z systemu plików a opartych na grupach i użytkownikach. Takie możliwości pozwalają na realizowanie niezwykle złożonych wymagań odnośnie
uprawnień do określonych przestrzeni, czy nawet pojedynczych dokumentów.
- Oznaczanie dokumentów metadanymi,
Metadane to dodatkowe informacje opisujące dokument. Typowe metadane to np. Tytuł, opis, autor, wersja, data utworzenia.
Dzięki metadanym można uniezależnić dane opisujące dokument od jego nazwy. Np. "Oferta.doc" może mieć metadane typu tytuł:
"Oferta na system zarządzania dokumentami dla firma XYZ". System pozwala w pełni przeszukiwać dokumenty wg metdanych
(tak, jak przeglądarka przeszukuje strony internetowe po słowach kluczowych".
- Wersjonowanie dokumentów,
Możesz przechowywać wiele wersji tego samego dokumentu pod jedną nazwą. System sam zadba o nadawanie numeru kolejnym wersjom w zależności
od stopnia wprowadzonych do dokumentu zmian. Każdą wersję możesz opatrzyć komentarzem. W każdej chwili możesz także cofnąć się
do określonej wersji.
- Klasyfikowanie dokumentów,
Klasyfikowanie dokumentów umożliwia zbudowanie alternatywnej w stosunku do folderów struktury dokumentów.
Każdy dokument możesz sklasyfikować, np. "to jest dokument typu oferta". Następnie, dzięki możliwości wyszukiwania wg klas
możesz np. "wyświetlić wszystkie dokumenty typu oferta" - niezależnie od tego, w jakich folderach się znajdują.
- Pełnotekstowe przeszukiwanie dokumentów,
Możesz przeszukiwać dokumenty ze względu na ich treść - dokładnie tak, jak wyszukiwarka internetowa przeszukuje strony www
według wpisanych przez Ciebie słów kluczowych. System potrafi rozpoznać treść w wielu formatach plików, do których należą m.in:
- Dokumenty tekstowe,
- Dokumenty HTML,
- pliki PDF,
- plik pakieru MS Office (np. dokumenty programu Word)
- pliki pakietu OpenOffice
- Zaawansowany obieg dokumentów - oparty na zdarzeniach,
Obieg dokumentów może zostać wywołany przez określone zdarzenie (np. pojawienie się dokumentu w folderze) lub zostać wywołany przez użytkownika.
Obieg dokumentów może wyglądać np. następująco:
- Asystentka tworzy projekt oferty i umieszcza go w folderze "Dokumenty próbne", a następnie wybiera akcję "Przekaż do oceny kierownika". Dokument automatycznie jest przenoszony do folderu dokumentów kierownika.
- Kierownik opatruje dokument komentarzem (tworzy mini forum skojarzone z dokumentem) i wybiera akcję "Do poprawy". Dokument automatycznie wraca do folderu "Dokumenty próbne"
- Asystentka czyta uwagi kierownika i nanosi korekty. Zapisuje dokument w kolejnej wersji i ponownie odsyła do akceptacji. Cały czas wraz z dokumentem przenoszona jest dyskusja z nim związana.
- Kierownik akceptuje zmiany i wybiera akcję "Przekaż do oceny dyrektora". Dokument jest przenoszony do folderu "Do końcowej oceny", do którego dostęp na dyrektor firmy.
- Dyrektor akceptuje dokument wybierając akcję "Akceptuj ofertę". System automatycznie konwertuje plik do formatu PDF i wysyła jedną kopię do folderu "Oferty do wysyłki",
a drugą do folderu "Archiwum ofert". System usunie pliki z folderu "Archiwum ofert" automatycznie po 5 latach.
To tylko jeden z możliwych do zrealizowania scenariuszy - ale pokazuje elastyczność i możliwości systemu. Obieg dokumentów jest szczególnie
ważny dla tych firm, które posiadają wdrożony system zarządzania jakością - gdyż system umożliwia dokładne odwzorowanie procedur narzuconych
przez ISO.
- Funkcja archiwum dokumentów
Funckjonalność archiwum dokumentów (ang. record management)pozwala na stworzenie elektronicznego archiwum dokumentów. Jest to istotne wszędzie tam, gdzie wymagane jest przechowywanie dokumentów (w postaci elektronicznej) przez długi czas - np. faktur elektronicznych.
Poza standardową funkcjonalnością z zakresu zarządzania dokumentami - system oferuje automatyczne usuwanie dokumentów po określonym okresie czasu.
- Dostępność aplikacji internetowej.
System od strony użytkownika działa na każdym systemie operacyjnym - potrzebna jest tylko przeglądarka internetowa. Nie jest wymagana żadna isntalacja na stacjach roboczych.
Wszelkie dane mogą być dostępne z dowolnego miejsca - o ile dysponujemy połączeniem z Internetem.
Strona główna